Időlék: Amikor minden fontos, akkor semmi sem fontos
2019. ÁPRILIS 3.
5 percnyi olvasás
Néha csak kapkodsz, reagálsz, tüzet oltasz? Bedarálnak az azonnali megoldásra váró sürgős és fontos feladatok?
Fájdalmas, de igaz, hogy hogy minden, ami a sürgős és fontos zónában tartózkodik most, az valamikor csak a fontos zónában volt.
Sárga riadót fújhat a 6. érzéked, hogy
valahogy nem OK a légkör bent, hogy talán jó lenne dicsérni, vagy legalább őszintén megkérdezni a másiktól, "Hogy vagy, mi van Veled?"...., vagy,
hogy az elejtett félmondatok nem véletlenek, ... vagy,
hogy ez beszállító nem lesz megfelelő, "rá kéne állni" mást keresni,.... vagy,
hogy kis mértében, de folyamatosan nő a selejt, ... vagy,
hogy foglalkozni kéne már vevőelégedettséggel, vagy marketinggel, vagy önképzéssel... egészséggel, családdal stb....
A sárgariadóból lesz aztán a Vörös: amikor „váratlanul” felmond egy munkatársad, heteket késig a megrendelt alapanyag, elpártolnak vevők, vagy beadja a válópert a párod…
Mindaddig nem lesz időd a valóban fontos teendőkre, amíg szól a piros riadó, amíg a sürgős és fontos zónában töltöd a napod nagy részét, amíg nyomás alatt vagy.
Paradoxon, de csak akkor tudsz kikerülni a piros zónából, ha szánsz időt - tudom kevés van belőle- arra, hogy priorizálj, és megtaláld a számodra fontos, nagy megtérülési -értékű tevékenységeket.
Az pedig csak akkor megy,
És igen, ezeknek a letisztázáshoz is időre lesz szükséged. A jó hír viszont az, hogy ha ezeket évente egyszer meghatároztad, aztán negyedévente ellenőrizted a haladásod, akkor egyre kevesebb fontos feladat, csúszik át a sürgős zónába. És egyre könnyebb lesz azt is
Nem rangsor, csupán gondolatébresztő: a coaching során felismert időrablókról:
- Túlzott tökéletességre törekvés, nem tudsz lezárni feladatokat.
- Csak fejben tartott akcióciklusok, teendők.
- Multitasking: fókuszált feladatmegoldás helyett.
- Bejövő „azonnali” feladatok: sok felbukkanó azonnali feladat ráérne legalább néhány órát, mégis hagyjuk magunkat elterelni, és párhuzamosan 2, aztán 3, 4 stb. feladaton dolgozni.
- Megzavarások - „csak 1 perc”: általában minimum 5 perc mínusz lesz, mire visszaállsz a megszakítás előtti ritmusodba. (Ha teheted, kapcsold ki a telefont, és az emailértesítőt a fókusz idődben.)
- Rutintalanság, rendszertelenség: a jól kidolgozott napi rutin megkönnyíti a haladást, és a munkatársak is jobban tudnak tervezni, ha vannak fix pontok. Elképesztően hatékony, ha akár függőlegesen, akár vízszintesen kijelölsz viszonylag fix idősávokat a naptáradban. Pl, hogy minden délután úgy zárod a munkát, hogy összeírod a következő napi teendőket (ez egy vízszintes sáv). Függőleges sáv lehet, ha minden hónap utolsó péntekén szánsz 2 órát arra, hogy visszatekints a hónapra, értékelj s ha kell kicsit újratervezz. Számtalan olyan fontos teendőnk van, amik nem „kiabálnak” amiknek nincs azonnali következményük. Ha nem különítünk el előre időt rájuk, észrevétlenül feledésbe merülnek, s csak akkor fújnak riadót, amikor már égetően sürgős a cselekvés..
- Delegálás hiánya: tudom, az igazi delegálást alapos betanítás előzi meg, de azt is tudom, hogy sokszor a saját maximalizmusunk miatt nem adjuk ki, még az apróbb feladatokat se.
- Kontrollmánia: hagyj, másokat is dolgozni :-)
- Szervezetlenség - „fejbentartás”: a leírt feladatlista sokszor "magától is megmutatja" a lehetőségeket, összefüggéseket, vagy akár a folyamatok ideális sorrendjét
- Fiziológiás problémák: jóllakottan, hidratáltan (a jó fizikai kondíciót már nem is írom) messze hatékonyabb a munkavégzés.
- Saját ritmusunk figyelmen kívül hagyása. Ha teheted időzítsd a saját bioritmusodhoz a napirended. A szellemi csúcsidődben végezz – lehetőleg megszakítás nélkül – fókuszálást igénylő feladatokat.
Nézd át a listát, figyeld meg, hogy a Te idődet mi „lékeli” meg. Ha a diagnózis megvan, az már fél-siker. Aztán következhet a megoldási javaslatok, lehetőségek számbavétele, majd a legoptimálisabbakból cselekvési terv készítése, és a kivitelezés. Ha nem megy egyedül, ez kiváló coaching téma lehet! Csak egy kattintásra vagyok 😊
Útravalóul pedig kedvenc, lényeglátó kérdésemet ajánlom a figyelmedbe a napi tervezéshez:
Eredményes, (újra)tervezett, 2. negyedévet Neked!
Fájdalmas, de igaz, hogy hogy minden, ami a sürgős és fontos zónában tartózkodik most, az valamikor csak a fontos zónában volt.
A legtöbb válság nem váratlanul, előjelek nélkül alakul ki.
Csak a sárga-riadót nem halljuk, mert a piros jelzés hangosabban szól. Tudod, a piros jelzés, ami tegnapelőtt még sárga volt....
Sárga riadót fújhat a 6. érzéked, hogy
valahogy nem OK a légkör bent, hogy talán jó lenne dicsérni, vagy legalább őszintén megkérdezni a másiktól, "Hogy vagy, mi van Veled?"...., vagy,
hogy az elejtett félmondatok nem véletlenek, ... vagy,
hogy ez beszállító nem lesz megfelelő, "rá kéne állni" mást keresni,.... vagy,
hogy kis mértében, de folyamatosan nő a selejt, ... vagy,
hogy foglalkozni kéne már vevőelégedettséggel, vagy marketinggel, vagy önképzéssel... egészséggel, családdal stb....
A sárgariadóból lesz aztán a Vörös: amikor „váratlanul” felmond egy munkatársad, heteket késig a megrendelt alapanyag, elpártolnak vevők, vagy beadja a válópert a párod…
Mindaddig nem lesz időd a valóban fontos teendőkre, amíg szól a piros riadó, amíg a sürgős és fontos zónában töltöd a napod nagy részét, amíg nyomás alatt vagy.
Paradoxon, de csak akkor tudsz kikerülni a piros zónából, ha szánsz időt - tudom kevés van belőle- arra, hogy priorizálj, és megtaláld a számodra fontos, nagy megtérülési -értékű tevékenységeket.
Az pedig csak akkor megy,
ha világosan tudod, hogy mi a célod,
hová akarsz eljutni, és hogy mik az értékek számodra. Az értékek, amik mentén döntesz. Amik egyedivé tesznek Téged, és a vállalkozásod.
És igen, ezeknek a letisztázáshoz is időre lesz szükséged. A jó hír viszont az, hogy ha ezeket évente egyszer meghatároztad, aztán negyedévente ellenőrizted a haladásod, akkor egyre kevesebb fontos feladat, csúszik át a sürgős zónába. És egyre könnyebb lesz azt is
megtalálni, hogy hogyan, kinek delegálj.
Hisz jutott időt, betanítani azt, akinek delegálni fogsz, így tudod, hogy valóban hozzáértő kezekbe adod a feladatot.
A kulcs az, hogy szánsz-e időt a tervezésre - vagy legalább most, negyedévfordulókor - az újratervezésre, no meg a haladásmérésre, ellenőrzésre.
Ha nem halogatod, hogy tankolj, vagy szervizbe vidd az autót, miért is halogatnád, hogy megtervezd az éved, az életed?
És hogy honnan nyerj időt?
Nem tudom, hogy milyen a Te időtükröd, hogy Te mire és mennyi időt fordítasz, de ismerek néhány gyakori idő-lékelőt.
Nem rangsor, csupán gondolatébresztő: a coaching során felismert időrablókról:
- Túlzott tökéletességre törekvés, nem tudsz lezárni feladatokat.
- Csak fejben tartott akcióciklusok, teendők.
- Multitasking: fókuszált feladatmegoldás helyett.
- Bejövő „azonnali” feladatok: sok felbukkanó azonnali feladat ráérne legalább néhány órát, mégis hagyjuk magunkat elterelni, és párhuzamosan 2, aztán 3, 4 stb. feladaton dolgozni.
- Megzavarások - „csak 1 perc”: általában minimum 5 perc mínusz lesz, mire visszaállsz a megszakítás előtti ritmusodba. (Ha teheted, kapcsold ki a telefont, és az emailértesítőt a fókusz idődben.)
- Rutintalanság, rendszertelenség: a jól kidolgozott napi rutin megkönnyíti a haladást, és a munkatársak is jobban tudnak tervezni, ha vannak fix pontok. Elképesztően hatékony, ha akár függőlegesen, akár vízszintesen kijelölsz viszonylag fix idősávokat a naptáradban. Pl, hogy minden délután úgy zárod a munkát, hogy összeírod a következő napi teendőket (ez egy vízszintes sáv). Függőleges sáv lehet, ha minden hónap utolsó péntekén szánsz 2 órát arra, hogy visszatekints a hónapra, értékelj s ha kell kicsit újratervezz. Számtalan olyan fontos teendőnk van, amik nem „kiabálnak” amiknek nincs azonnali következményük. Ha nem különítünk el előre időt rájuk, észrevétlenül feledésbe merülnek, s csak akkor fújnak riadót, amikor már égetően sürgős a cselekvés..
- Delegálás hiánya: tudom, az igazi delegálást alapos betanítás előzi meg, de azt is tudom, hogy sokszor a saját maximalizmusunk miatt nem adjuk ki, még az apróbb feladatokat se.
- Kontrollmánia: hagyj, másokat is dolgozni :-)
- Szervezetlenség - „fejbentartás”: a leírt feladatlista sokszor "magától is megmutatja" a lehetőségeket, összefüggéseket, vagy akár a folyamatok ideális sorrendjét
- Fiziológiás problémák: jóllakottan, hidratáltan (a jó fizikai kondíciót már nem is írom) messze hatékonyabb a munkavégzés.
- Saját ritmusunk figyelmen kívül hagyása. Ha teheted időzítsd a saját bioritmusodhoz a napirended. A szellemi csúcsidődben végezz – lehetőleg megszakítás nélkül – fókuszálást igénylő feladatokat.
Nézd át a listát, figyeld meg, hogy a Te idődet mi „lékeli” meg. Ha a diagnózis megvan, az már fél-siker. Aztán következhet a megoldási javaslatok, lehetőségek számbavétele, majd a legoptimálisabbakból cselekvési terv készítése, és a kivitelezés. Ha nem megy egyedül, ez kiváló coaching téma lehet! Csak egy kattintásra vagyok 😊
Útravalóul pedig kedvenc, lényeglátó kérdésemet ajánlom a figyelmedbe a napi tervezéshez:
Mi az az EGYETLEN dolog, aminek az elintézésével minden más könnyebbé, vagy feleslegessé válik?
Használd sikerrel!Eredményes, (újra)tervezett, 2. negyedévet Neked!
➤ vissza a blogba